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複数人が関わるプロジェクトで使いたい情報共有ツール3選

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仕事が複数人にまたがって、尚且つ同時進行で行われる場合、その進捗管理・共有に凄く手間取ります。だからといって毎回集まってミーティングというのもしんどいし、無駄が多い。そんな時に使っておきたいツール類3つをご紹介します。プロジェクト管理者やディレクション業務を担当している人にこの記事はオススメです。

また、アフィリエイトも事業が拡大すれば一人で行うのはスピードが追いつかなくなるので、従業員を雇って拡大するのが稼いでいる人たちの共通認識になりつつある時代です。そう考えると「今の私にはまだ早い」なんて思わずに、「いつか使えるかもしれない」という未来思考を持ってチェックしてみてください。

今回ご紹介する業務状況共有化ツールは3つです。

  • プロジェクト進捗管理ツール「Brabio!」
  • ファイル共有が出来るオンラインストレージ「ドロップボックス」
  • グループチャット機能が便利な「チャットワーク」

この3つがあって、優秀な人が管理すればある程度の仕事はサクサク前に進みます。

また私が以前10名程のプロジェクトを担当していた時は、この3つで十分。それ以上のツールを入れると管理が煩雑になって逆効果でした。そもそもこの3つのツールを導入しただけで「見ない人」という不思議なタイプの人も表れたりするので、おそらく3つ以上の共有化ツールを入れるのはもはや無駄では無いかと個人的には思っています。

では、順番に各ツールをご紹介していきましょう。

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プロジェクト進捗管理ツール「Brabio!」

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Brabio!:http://brabio.jp/

ブラビオの最大の効果は「一目でプロジェクト全体の進捗がわかること」です。

X軸に日付。Y軸にタスクが並びます。X軸は各項目の納期(作業期間)を示すことが出来、Y軸は細かな業務をタスク別に追加していくことが出来ます。またタスクはフォルダで一まとめにすることも可能で、大・中・小とタスク毎の重要度を視覚的に区分けすることも出来ます。

スタッフが10名を越えてくるあたりから、管理者は誰が今何をやっているかを把握するのが難しくなってきます。誰が、どの作業をやっていて、どれくらい進んでいるのか、納期はいつなのか…。管理ツールが無いと管理者は管理することだけに忙殺されることになりますね。そして結果的にいつも打合せをすることになります。こうなると管理者も大変ですが、スタッフも大変です。ミスも起こりやすいです。

それがブラビオを活用すると様変わりします。

プロジェクトスタート時にタスクを洗い出し、担当にタスクを効率的に割り振る事が出来るようになります。納期もガントチャート上で明確に示されるために、何度もチェックする必要がありません。また、タスク内にはメモ欄があるので、毎日の進捗をそこに記入させることでさらに打合せ頻度を減らすことが出来ます。

納期管理が重要な仕事には持ってこいのツールがブラビオ

ちなみにこのタスク。納期を超えると真っ赤に染まります(汗 「真っ赤なタスクバー=納期遅れ」ということになり、全員がそれを見ることになります。管理者としてはありがたい話ですね。

インターネットビジネスの世界で言うなら、セールスレター、ランディングページ、バナー広告、メール原稿、ステップメール、ブログ記事などなど、細かくわけていくと結構作業量があるのでブラビオは重宝しそうです。プロダクトローンチ系のプロジェクトは大概このブラビオ一つで進捗管理出来ると思います。

ファイル共有が出来るオンラインストレージ「DropBox」

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Dropbox:https://www.dropbox.com/

ドロップボックスはオンラインストレージといって、ネット上でファイルの保存場所を提供するサービスです。無料で使えます。無料アカウントの場合は開始時の容量は2GBで、そこから一人を紹介する度に500MB増え、最大16GBまで無料で使うことが出来ます。

ドロップボックスの最大の魅力は、扱っているデータが複数のPC(ハードディスク)で自動共有されることですね。例えば複数のPC(会社用と自宅用など)を持っていて、どちらのPCでも常に同じデータを扱いたい場合、これまではUSBメモリなどで持ち運びしたり、ファイアストレージのような一旦データを預かってくれる場所にアップして、そこからまたダウンロードする…という非常に面倒な作業が必要でした。

それがドロップボックスを活用すると、PC1とPC2それぞれにドロップボックスをインストールするだけで、常に同じデータを扱う事が出来ます。ドロップボックスにいれたデータは、ドロップボックスをインストールした全てのPCで同期されるるので、簡単です(フォルダ毎に同期するしないの設定が可能なので、色々カスタマイズ出来ます)。

このあたりは実際に触って、試さないと理解が深まらないと思います。なのでまずは触ってみることをオススメしたいですね。

オススメは“プロジェクト単位でフォルダを作り、プロジェクトメンバーだけで共有する”やり方

当たり前といえば当たり前なんですが、ドロップボックスを使う時は、プロジェクト単位でフォルダを作り、プロジェクトメンバーだけで共有するのが良いですね。むやみやたらとフォルダを共有すると後々大変です。チームに10人いたら、10人だけ共有する。関係ない人を入れない。何気に重要です。

ちなみに複数人でフォルダ共有をすると、そのフォルダのデータが全てのPCに同期されるので、誰かが保存すれば勝手にデータが増えます。ハードディスクの容量が少ない人は要注意です。

法人がドロップボックスを導入する場合はビジネス向けDropboxがオススメ

法人なのに無料のドロップボックスを使うケースは稀だと思いますが念のため。法人はビジネス向けDropboxを契約しましょう。1ユーザーあたり1500円/月かかりますが、セキュリティやファイル復元などのありがたいサービスが付属します。これまでデータが消えたことは一度も無いですが、万が一のことを考えて動いた方が良いですね。

納品するまではローカル。完成後にDropboxへアップ。

また「納品するまではローカルに入れておく」などのルール決めをしておくと良いです。ローカルPCで制作しないと、保存のたびにフォルダ共有している人全員に通知が行くのと、原本はローカル保存の方が安心です。

共有化のツールは仲間内のルール決めをキチンとやっておかないと、逆に混乱を招いたりするのでその点は要注意です。

グループチャット機能が便利なチャットワーク

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Chatwork:http://www.chatwork.com/ja/

チャットワークは業務連絡をチャットで行える優れたコミュニケーションツールです。以前はメールが主な連絡手段でしたが、今はチャットワークを使うケースが増えています。

複数人が関わるプロジェクトで連絡手段を考えるのはとても大切なことです。以前、私が担当していたプロジェクトではある人はメールで、ある人はFacebookで、ある人は電話で…という具合で、連絡手段が煩雑化してしまって凄く苦労した経験があります。特に社外の人との連絡のやりとりが煩雑化しがちなんですよね。

しかし、そういった悩みをチャットワークが解消してくれます。

チャットワークは個別チャットに加えてグループチャット機能があります。グループを作り、そこに情報を共有したい人を招待することで、全てのチャット履歴を閲覧することが出来ます。社内外問わず追加出来ます。ですから、ある人は電話で、ある人はFacebookで…なんて事は起こりません。プロジェクトキックオフの時に「全ての連絡はチャットワークで行う」などのルール決めをしておくと良いですね。

上級スタッフ間同士の場合は電話や会議で話し合いをするケースがよくありますが、そこで決まった事もチャットワークに貼り付けると良いですね。

まとめ

複数人が絡んでくると連絡のやりとりだけで午前中が終わる…なんてこともよくあります。また、人数が増えれば増えるほどに情報の共有が遅れたり、届かなかったりしていくので今回のような共有ツールを上手に活用すると良いですね。

また、アフィリエイターの方も「自分には関係ない」と思わず、予備知識として覚えておくといいと思います。いざという時に本当に役立ちます。

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