何気に便利!Wordの校正ツールを使うと誤字脱字を激減させることが出来るという話

誤字脱字や表現ミスをゼロにするのは本当に難しいことですよね。

書き慣れている人や毎日たくさんの記事をアップするプロブロガーでもミスは必ず出るものです。私も日々頭を悩ませています(誤字脱字発見が苦手なタイプです)。

また、小規模運営の場合は校正スタッフを雇うことが難しいため、基本自分一人でチェックすることになります。そして余計にミスが出るという悪循環が作られます。そこでサイトを小規模で運営している方に利用をオススメしたいのがWordの校正ツールです。誤字脱字チェックを目視だけではなく、この校正ツールでもチェックするようにするとミスを大幅に減らすことが出来るのでオススメです。

今回の記事ではWordの文章校正機能について使い方とオススメの活用法を詳しく解説していきたいと思います。

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Wordの校正ツールは簡単に使えて精度が良い

ブログ記事やメルマガ原稿を書いていると、誤字脱字やおかしな表現の文章を書いてしまうことがあります。肉体的や精神的に疲れていたりすると、その発生率が高くなります。気をつけて文章を書いていても、ゼロにするのは難しいものです。

書くのは人間なのでミスが出るのは仕方がありません。なのでWordを用いて機械チェックを一つ入れるのがオススメです。

あまり活用されていませんが、これが意外に使えて便利なのです。では、具体的にどのように文章校正機能を使えばいいのか解説していきますね。

Wordは最新バージョンの方が校正の精度が高くなるのでオススメです。

STEP1:文章校正を設定する

まずは文章校正機能の設定から行いましょう。左上の[ファイル]のタブをクリックしてください。

文章校正機能を実行するための設定

次に[オプション]をクリックして、Wordのオプション画面を開きます。

Wordのオプション画面 [オプション]をクリックすると以下の画面が出てきます。左側の[文章校正]をクリックしましょう。

[文章校正]をクリック

赤枠で囲んだ項目の[入力時にスペルチェックを行う] [文脈に応じたスペルチェックを行う] [自動文章校正] [文章校正とスペルチェックを一緒に行う]にチェックを入れます。

[入力時にスペルチェックを行う] [文脈に応じたスペルチェックを行う] [自動文章校正] [文章校正とスペルチェックを一緒に行う]にチェック
ここにチェックを入れておくとスペルミスを減らすことが出来ます。

次に左側の[詳細設定]をクリックしてください。

詳細設定をクリック

その中に[書式の履歴を維持する]という項目にチェックし、その下の[書式不統一を記録する]にチェックを入れます。

[書式不統一を記録する]にチェック
「書式の不統一」とは例えば「です・ます」という表現と「だ・である」の表現などが両方使われている時に教えてくれる機能です。その他にも細かな表現で書式の不統一があれば教えてくれるのでチェックがオススメです。

最後に右下の[OK]をクリックしましょう。

OKをクリック

これで設定は完了です。

STEP2:文章校正を行う

では実際に、校正機能を試してみましょう。右上にある[校閲]のタブをクリックしてください。

校閲をクリック

次に左上にある[スペルチェックと文章校正]をクリックします。

スペルチェックと文章校正

すると、別画面が開きます。

校正ツール起動

この赤字で書かれているのは、校正ツールで間違いが指摘されているところです。この画面から文章を修正することができますので、「同レベルでで」と書かれたところを修正します。修正が終わったら右側の[修正]をクリックします。

間違っている部分を修正する

これで修正が完了です。他に修正箇所があれば表示されるので、同様の手順で修正します。

他にもミスがあれば修正

修正が完了すると「文章の校正が完了しました」という画面が出てきます。

文章の校正が完了しました

[OK]をクリックすると完了です。

この機能によって、誤字脱字の発見率が飛躍的に高まりますし、作業効率も向上させることが出来ます。

「でで」「ああ」「うう」などのタイプミスはよくある誤字脱字です。こういったわかりやすいミスは確実にツールが拾ってくれるので、助かりますね!

より細かくチェックしたい方向けの機能(合わせて設定しておきたい機能)

上記の設定よりも、さらに校正機能を高めたいという場合は、プラスで追加設定ができます。

左上の[ファイル]タブをクリックして、[オプション]をクリックします。そしてWordオプションの画面を開きましょう。そこから[文章校正]をクリックします。

文章構成 より細かな設定をする方法

その中に「Wordのスペルチェックと文章校正」という項目がありますので、その中の[設定]をクリックしましょう。

Wordのスペルチェックと文章校正

「文章校正の詳細設定」という画面が開きます。そこからお好みに合わせて、校正機能を強化することができます。追加したい項目にチェックをつけたら、右下の[OK]をクリックすれば完了です。

文章校正の詳細設定

ここでオススメなのが「表記の揺れ」にチェックを入れることです。

表現の揺れにチェック

「表記の揺れ」にチェックを入れておくと、入力した中で「統一性が乱れた単語」があると指摘してくれます。

統一性が乱れた単語

このように「アフィーリエイト」と「アフィリエイト」のどちらが正しいか確認画面が出てきます。当然、アフィリエイトの方が正しい単語なので、すべてを統一していきます。

修正候補の中から「アフィリエイト」を選択して[すべて修正]をクリックした後に[変更]をクリックしましょう。すると、Wordの中にある統一されてない単語がすべて統一されます。

修正を候補を選択してOKをクリックする

こちらも非常に便利な機能ですから、積極的に活用するようにしたいですね。

アフィリエイトはよく「アフェリエイト」でも検索されています。よくあるミスということですよね。ツールを使えば短時間でチェック出来るので便利です。

校正ツールの指摘に間違いがなかった場合・修正したくない場合

校正機能に引っ掛かった表現でも「あえてこのままでいきたい」という場面が出てくると思います。そのような場合は、右上の[無視]を選択しましょう。

あえて無視したい場合

そうすると、次の指摘に移ってくれます。意図的にくだけた表現や言い回しにしたい時は、このように[無視]を選んでいけば問題ありません。

オートコレクト機能も使いこなそう!

文章を書く際に、アルファベット表記の名前を書く場面も出てくると思います。会社名、商品名などですね。

会社名や商品名などは間違えると非常に失礼になります。仮に、入力する企業名が「xyz」であれば、「Xyz」や「XYZ」は誤りになります。アルファベットでの入力ミスを避けるために、オートコレクションの設定を確認しましょう。

左上の[ファイル]タブをクリックして、[オプション]をクリックします。そしてWordオプションの画面を開きましょう。そこから[文章校正]をクリックします。その中に[オートコレクションのオプション]という項目がありますのでクリックしましょう。

オートコレクトのオプション

別画面でオートコレクションの画面が開きます。その中に[文の先頭文字を大文字にする]という項目があります。

先頭文字を大文字にする

ここにチェックが入っていると、「xyz」と入力しても「Xyz」に変換されてしまいます。つまり英語文字の先頭が大文字になるということです。これは英語で執筆する機会が多い方には便利な機能です(名前を英語で入力する機会も多いので)。

ただ日本語で文章を書く方でしたら、外しておいた方が無難だと思います。人の名前以外は、先頭文字を大文字にする機会の方が少ないですから。チェックを外したら、右下の[OK]を選択しましょう。

右下のOKをクリック

これで一通り完了です。

Wordの校正機能を利用する際の注意点

Wordの文章校正機能はとても優秀ですが、それでもすべてのミスや間違いを指摘してくれるわけではありません。

例えば「雨が降ってきた」を「飴が降ってきた」と書いても、校正機能にはチェックされません。どちらも意味は通じてしまうので、チェックの対象にはならないというわけです。また「重い」や「思い」、「最速」や「催促」など。漢字の変換ミスもチェックされない時があるので最終的には自分の目で確認する必要があります。

Wordの文章校正機能はあくまでも補助的なものと考えて使った方がいいですね。

まとめ

いかがでしたか?今回はWordに搭載されている文章校正機能について詳しく解説していきました。

原稿も長くなればなるほど誤字やおかしな表現が出てきてしまうものです。なので書き上げた原稿は一度Wordに貼り付けて、校正ツールでチェックするというルーティンを持つと良いと思います。これでミスが100%無くなるわけではないですが、確実に減らすことが出来るはずです。

いやしかし、誤字脱字を減らすのは本当に難しいことですよね。誤字脱字チェックのAIロボット誕生までひたすら頑張るのみです。

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ABOUTこの記事をかいた人

19歳の頃に起業を目指す。上場企業を含む営業会社を3社経験、その後マーケティング会社の取締役を経験する。Webマーケティングの中でもDRMやインバウンドマーケティング、プロダクトローンチに精通し、ローンチ経験は14回、累計の売上高は10億円を大きく越え、現在はそれぞれの手法をMIXして売上を伸ばすことを得意としている。コピーライティングとマーケティングが専門分野。2015年6月株式会社ウェブエンジンを創業。アフィリエイトJAPANを月間30万PVのメディアに育て上げ、現在年商約4000万円。今は年商1億円突破を目指している。