何気に便利！Wordの校正ツールを使うと誤字脱字を激減させることが出来るという話

誤字脱字や表現ミスをゼロにするのは本当に難しいことですよね。

書き慣れている人や毎日たくさんの記事をアップするプロブロガーでもミスは必ず出るものです。私も日々頭を悩ませています（誤字脱字発見が苦手なタイプです）。

また、小規模運営の場合は校正スタッフを雇うことが難しいため、基本自分一人でチェックすることになります。そして余計にミスが出るという悪循環が作られます。そこでサイトを小規模で運営している方に利用をオススメしたいのがWordの校正ツールです。誤字脱字チェックを目視だけではなく、この校正ツールでもチェックするようにするとミスを大幅に減らすことが出来るのでオススメです。

今回の記事ではWordの文章校正機能について使い方とオススメの活用法を詳しく解説していきたいと思います。

Wordの校正ツールは簡単に使えて精度が良い

ブログ記事やメルマガ原稿を書いていると、誤字脱字やおかしな表現の文章を書いてしまうことがあります。肉体的や精神的に疲れていたりすると、その発生率が高くなります。気をつけて文章を書いていても、ゼロにするのは難しいものです。

書くのは人間なのでミスが出るのは仕方がありません。なのでWordを用いて機械チェックを一つ入れるのがオススメです。

あまり活用されていませんが、これが意外に使えて便利なのです。では、具体的にどのように文章校正機能を使えばいいのか解説していきますね。

STEP1：文章校正を設定する

まずは文章校正機能の設定から行いましょう。左上の[ファイル]のタブをクリックしてください。

次に[オプション]をクリックして、Wordのオプション画面を開きます。

赤枠で囲んだ項目の[入力時にスペルチェックを行う] [文脈に応じたスペルチェックを行う] [自動文章校正] [文章校正とスペルチェックを一緒に行う]にチェックを入れます。

次に左側の[詳細設定]をクリックしてください。

その中に[書式の履歴を維持する]という項目にチェックし、その下の[書式不統一を記録する]にチェックを入れます。

最後に右下の[OK]をクリックしましょう。

これで設定は完了です。

STEP2：文章校正を行う

では実際に、校正機能を試してみましょう。右上にある[校閲]のタブをクリックしてください。

次に左上にある[スペルチェックと文章校正]をクリックします。

すると、別画面が開きます。

この赤字で書かれているのは、校正ツールで間違いが指摘されているところです。この画面から文章を修正することができますので、「同レベルでで」と書かれたところを修正します。修正が終わったら右側の[修正]をクリックします。

これで修正が完了です。他に修正箇所があれば表示されるので、同様の手順で修正します。

修正が完了すると「文章の校正が完了しました」という画面が出てきます。

この機能によって、誤字脱字の発見率が飛躍的に高まりますし、作業効率も向上させることが出来ます。

より細かくチェックしたい方向けの機能（合わせて設定しておきたい機能）

上記の設定よりも、さらに校正機能を高めたいという場合は、プラスで追加設定ができます。

左上の[ファイル]タブをクリックして、[オプション]をクリックします。そしてWordオプションの画面を開きましょう。そこから[文章校正]をクリックします。

その中に「Wordのスペルチェックと文章校正」という項目がありますので、その中の[設定]をクリックしましょう。

「文章校正の詳細設定」という画面が開きます。そこからお好みに合わせて、校正機能を強化することができます。追加したい項目にチェックをつけたら、右下の[OK]をクリックすれば完了です。

ここでオススメなのが「表記の揺れ」にチェックを入れることです。

「表記の揺れ」にチェックを入れておくと、入力した中で「統一性が乱れた単語」があると指摘してくれます。

このように「アフィーリエイト」と「アフィリエイト」のどちらが正しいか確認画面が出てきます。当然、アフィリエイトの方が正しい単語なので、すべてを統一していきます。

修正候補の中から「アフィリエイト」を選択して[すべて修正]をクリックした後に[変更]をクリックしましょう。すると、Wordの中にある統一されてない単語がすべて統一されます。

こちらも非常に便利な機能ですから、積極的に活用するようにしたいですね。

校正ツールの指摘に間違いがなかった場合・修正したくない場合

校正機能に引っ掛かった表現でも「あえてこのままでいきたい」という場面が出てくると思います。そのような場合は、右上の[無視]を選択しましょう。

そうすると、次の指摘に移ってくれます。意図的にくだけた表現や言い回しにしたい時は、このように[無視]を選んでいけば問題ありません。

オートコレクト機能も使いこなそう！

文章を書く際に、アルファベット表記の名前を書く場面も出てくると思います。会社名、商品名などですね。

会社名や商品名などは間違えると非常に失礼になります。仮に、入力する企業名が「xyz」であれば、「Xyz」や「XYZ」は誤りになります。アルファベットでの入力ミスを避けるために、オートコレクションの設定を確認しましょう。

左上の[ファイル]タブをクリックして、[オプション]をクリックします。そしてWordオプションの画面を開きましょう。そこから[文章校正]をクリックします。その中に[オートコレクションのオプション]という項目がありますのでクリックしましょう。

別画面でオートコレクションの画面が開きます。その中に[文の先頭文字を大文字にする]という項目があります。

ここにチェックが入っていると、「xyz」と入力しても「Xyz」に変換されてしまいます。つまり英語文字の先頭が大文字になるということです。これは英語で執筆する機会が多い方には便利な機能です（名前を英語で入力する機会も多いので）。

ただ日本語で文章を書く方でしたら、外しておいた方が無難だと思います。人の名前以外は、先頭文字を大文字にする機会の方が少ないですから。チェックを外したら、右下の[OK]を選択しましょう。

これで一通り完了です。

Wordの校正機能を利用する際の注意点

Wordの文章校正機能はとても優秀ですが、それでもすべてのミスや間違いを指摘してくれるわけではありません。

例えば「雨が降ってきた」を「飴が降ってきた」と書いても、校正機能にはチェックされません。どちらも意味は通じてしまうので、チェックの対象にはならないというわけです。また「重い」や「思い」、「最速」や「催促」など。漢字の変換ミスもチェックされない時があるので最終的には自分の目で確認する必要があります。

Wordの文章校正機能はあくまでも補助的なものと考えて使った方がいいですね。

まとめ

いかがでしたか？今回はWordに搭載されている文章校正機能について詳しく解説していきました。

原稿も長くなればなるほど誤字やおかしな表現が出てきてしまうものです。なので書き上げた原稿は一度Wordに貼り付けて、校正ツールでチェックするというルーティンを持つと良いと思います。これでミスが100%無くなるわけではないですが、確実に減らすことが出来るはずです。

いやしかし、誤字脱字を減らすのは本当に難しいことですよね。誤字脱字チェックのAIロボット誕生までひたすら頑張るのみです。